Utifrån-och-in – börja där om du vill få ordning på verksamheten

För någon dag sedan upptäckte jag att en bil kört ner en bit av staket och häck runt familjens tomt. Spontant tog jag kontakt med bolaget som har hand om vår hemförsäkring men det var såklart fel tänkt. Även om det är vårt staket med mera som skadats så handlar det om en trafikolycka. Och då den som vållat olyckan smitit så får man vända sig till Trafikförsäkringsföreningen. På hemsidan för Trafikförsäkringsföreningen kunde jag enkelt se att de behandlar en smitningsolycka först när en polisanmälan är gjord. Jag undersökte om man på polisens hemsida kan göra polisanmälan digitalt för denna typ av brott men det kan man inte. Återstod att ringa 114 14, ett nummer som ska användas för alla icke akuta ärenden och som är öppet dygnet runt hela året. Trots allt ganska enkelt, tänkte jag och slog numret.

En automatröst svarade och jag ombads beskriva mitt ärende. ”Anmälan, stämmer det?” svarade rösten med vad jag uppfattade som Stockholmsdialekt. ”Jae, för fasiken!” svarade jag på min bredaste skånska och kopplades trots det vidare till en av polisens medarbetare. Jag förklarade mitt ärende men personen jag fick prata med hade inte behörighet att ta emot en sådan anmälan så jag blev kopplad vidare. Jag förklarade mitt ärende igen och person nummer 2 började ställa frågor. ”Adress?” Barsebäckshamn svarade jag. Tjänstemannen fortsatte. ”Nu ska vi se. Barsebäckshamn hör till Kävlinge. Och Kävlinge hör till Lund. Då måste du ringa mellan 13 och 15 på vardagar.” Från att ha hittat telefonnumret på polisen.se och ha haft känslan av att polisen är en stor organisation som kan hjälpa mig dygnet runt, så visade det sig nu att jag ska ringa på en viss tid och be att få bli kopplad till ett visst hus på en viss ort. Via 114 14 erbjuder man helt enkelt möjligheten att 24/7 få reda på att det är öppet 2/5, i alla fall om man bor där jag bor och vill göra en enkel anmälan. Barsebäckshamn hörde till Kävlinge och Kävlinge till Lund. Men Lund hörde inte till Polisregion Syd. Petigt värre. Och intressant. Det finns säkert någon förklaring. Men bara en förklaring som fungerar internt.

”Men hur vet jag att jag att jag ringer till Lund om jag ringer 114 14?” undrade jag. ”Då säger du inte ärende utan växel till automatrösten” fick jag veta. ”Sedan ber du växeln koppla dig till Lund.” Jag lyckades komma ifrån mellan 13 och 15 för att ringa mitt samtal. ”Växel” sa jag till herr automat och bad sedan om att bli kopplad till Lund. Återigen fick jag prata med någon som inte ville prata med mig men person nummer 2 kunde ställa de magiska frågorna som tydligen krävde särskild behörighet och lokal organisatorisk tillhörighet. Personnummer? Adress? När upptäcktes skadan? När kan olyckan ha skett? Vilka är skadorna? ”Ja, då är vi färdiga konstaterade tjänstemannen. Nu skickas anmälan hem till dig med post, den är framme om 2-3 veckor.” Två till tre veckor? Varför så lång tid? Man sitter på anmälan i två veckor och postar den sedan? Man postar den direkt men det är PostNord som delar ut den? Eller?

Missförstå mig inte. Det här var ingen stor händelse i mitt liv. Men det var ännu ett exempel på hur intern logik och arbetsfördelning blir obegriplig och ineffektiv när den möter omvärlden. Mitt lilla struntärende krävde 2 samtal och kontakt med 5 personer för att jag under 2 minuter skulle få göra min anmälan. Därefter blir det vakuum i 2 till 3 veckor.

Om vi antar att brevet kommer hem till mig om 2 veckor (2*168 timmar) så kommer andelen värdeadderande tid då att ligga på 2/60 timme delat med 336 timmar vilket ger ett väldigt litet tal. Men internt finns det säkert andra nyckeltal som visar på något helt annat. Se verksamheten utifrån-och-in, ska man få ordning på den så måste man börja där.

Av |2017-05-22T19:14:14+00:0022 mars 2017|Etiketter: , , |Inga kommentarer

Skriv gärna en kommentar