Trenderna inom verksamhetsutveckling är väl värda att följa. De tillför alltid något nytt till den samlade kunskapen. Ofta förutsätts dessutom att någon del av den gamla kunskapen måste läras av och förpassas till historieskrivningen. Olyckligtvis är det oftast många som inte nöjer sig med att promota ”det nya” utan vill samtidigt också helt förkasta ”det gamla”, en av anledningarna till att verksamhetsutveckling stundtals är en dysfunktionell modebransch. Vanligen är nya idéer och koncept ett uttryck för hur organisationer behöver ta sig an aktuella och framtida behov. Nya koncept för verksamhetsutveckling brukar också i någon mån vara kompensatoriska, de behövs på grund av fel- och överanvändning av tidigare koncept.

Ju längre ett koncept inom verksamhetsutveckling funnits, desto fler relaterade myter kan det finnas. Myter som handlar om allt från konceptets värdegrund till dess tillämpning, nytta och effekter. Med processbegreppet och alla dess uttryck följer också ett antal myter, en del långlivade och andra mera nya. Många av myterna är självuppfyllande. Ibland föreställer jag mig att det i många ledningsgrupper återkommande ställs frågan ”det här med att jobba med verksamhetens processer, är det något vi behöver stoppa eller kan vi låta det fortsätta?” Varpå någon svarar ”nej vi stoppar det inte, det är bra med ordning och reda.” I många organisationer är arbetet med verksamhetens processer i huvudsak förknippat med en ambition att undvika att göra fel, att detaljstyra för att kunna upprepa prestationer, att uppfylla standarder och fortsätta vara certifierad etc. Processer och processarbete blir då inte oviktigt men inte heller varken engagerande eller affärskritiskt – vilket skulle bevisas.

Några aktuella, men inte nödvändigtvis nya, processmyter följer nedan. Flera av myterna är överlappande men förtjänar likväl sina egna platser i listan. Mitt förslag är att du bekämpar de som gäller för din organisation. Alternativt kan underhållna myter vara välfungerande ursäkter för att inte göra något, men det är en mindre konstruktiv användning.

Myt #1 – “Processer handlar om ordning och reda, snarare än om kundtillfredsställelse”
Myt nummer 1 uttalas inte så ofta rakt ut men omsätts flitigt i praktik. Man har då missat grundkursen ”process 101”, vilket är fullt möjligt att göra då så många företräder ett processynsätt som mest gör processkartor till grafiska att-göra-listor. Det som primärt gör processer intressant är att de utgör värdeskapande strukturer. De tar sin utgångspunkt i kundbehov och ska för att bli begripliga ses ”utifrån-och-in”, de sträcker sig från behov till tillfredsställt behov, från hungrig till mätt (känns det jobbigt nu så läs mitt inlägg Vadå process? Vad vill du? Det där har vi provat.) En organisationsstruktur möjliggör och administrerar värdeskapande, men realiserar inte det. En avdelning har varken ledtid eller kundtillfredsställelse, till skillnad från processer. Utan kundfokus finns det inget relevant processarbete. Slarva bort denna utgångspunkt och du hamnar ”on the dark side”. Vill du likväl ha bekräftelse, tala med någon av alla de trötta tredjepartsrevisorer som åker runt och certifierar introverta processbeskrivningar.

Myt #2 – ”Processer gör oss tröga och stelbenta”
Detaljerade instruktioner kan tveklöst vara en grund för både långsamt och oflexibelt agerande. Men vem har sagt att detaljerade hur-instruktioner är målet? En bra processdesign svarar på frågan varför på ett motiverande sätt och berättar vad som ska göras (till detta kan vid behov relateras information om hur ett arbete ska utföras). Välj den detaljeringsgrad som gynnar verksamheten i stort och den specifika processen (för din verksamhet behandlar väl inte alla processer på samma sätt?). Att utveckla goda förutsättningar för att kunna upprepa prestationer ligger nära begreppet professionalism. Få organisationer verkar på fredagar resonera att ”det här var en lyckad vecka hur det nu gick till, hoppas vi på något sätt kan upprepa prestationen nästa vecka. Vi får försöka lösa det på måndag.” Eller ”när någon ny börjar här så önskar vi dem lycka till, sedan får de ställa frågor eller försöka lära sig själv. Vi har ju undvikit att beskriva vårt arbete.” Även den mest kreativa, innovativa och flexibla verksamheten levererar värde med hjälp av processer. Frågan är vilket beskrivningssätt som passar en viss process – bör den liknas vid en järnväg, landsväg eller orientering? Det är det envisa byggandet av ”rälsprocesser” som skapar stelbenthet och tröghet.

Myt #3 – ”Processer är ute, det är annat som gäller nu”
Processer har stått högt på agendan under cirka 25 år nu, men inte i alla organisationer. Motiven till att inte ge processer någon större vikt har låtit olika genom åren. Idag låter det exempelvis ”vi behöver inte processer, vi ska jobba agilt” eller ”vem behöver processer, vi inför tillitsbaserad styrning”. Om du vill göra processer mera begripligt på en basal och vardaglig nivå, tänk att det är synonymt med arbetssätt. Så länge det finns människor i din verksamhet som förväntas arbeta och samarbeta, så finns det också processer. Kanske är arbetssättet agilt, kanske är det utformat med utgångspunkt i tillitbaserad styrning, oavsett så finns det arbetssätt och processer. Man måste lägga ner verksamheten för att inte ha processer.

Myt #4 ”Processer är operativt intressanta men inte strategiskt – inget för ledningsgruppen”
Värde skapas i tvärorganisatoriska processer. Det integrerade systemet av processer realiserar verksamhetsidén/affärsidén och är en central del av hur strategin realiseras. Det är klokt att inte fatta strategiska beslut utan att förstå det värdeskapande systemet och hur detta påverkas. I praktiken diskuteras processer på de flesta ledningsgruppsmöten, medvetet eller omedvetet. Såvida agendan inte saknar ämnen som berör värdeskapande, effektivitet, ledtider, kundtillfredsställelse, strategiimplementering osv.

Myt #5 ”Glöm processer, vi digitaliserar”
Så vad är det ni digitaliserar? Om det inte berör värdeskapande, kundinteraktion och flöden, dvs processer? Enligt en undersökning av Pwc saknar 42% av Sveriges kommuner och landsting tydliga och transparenta processer och flödesbeskrivningar som möjliggör ett effektivt digitaliseringsarbete. Frågan är hur mycket bättre det är i privat sektor. Digitalisering är att slå flera flugor i en smäll, att med hjälp av digitala verktyg både utveckla värdeskapandet och effektivisera – omöjligt att göra utan att ta utgångspunkt i en eller flera processer. Automatisering utan förståelse för de bakomliggande processerna har provats förr, eller hur?

Myt #6 ”Transformation pågår – ingen tid för processer!”
En nära släkting till ”glöm processer, vi digitaliserar”, resonemanget blir därför också besläktat. Vad än det är som transformeras, så är det knappast värt namnet om inte också sättet att skapa och leverera värde berörs i grunden, dvs transformationen berör verksamhetens processer. Återigen, det värdeskapande systemet behöver förstås och ledas, även i transformationssammanhang.

Myt #7 ”Processer? Vi behöver innovation, inte förbättring”
Både innovation och förbättring behövs och båda har alltid funnits. Och båda har sin betydelse för utveckling av processer. Innovation syftar på omvälvande utveckling som leder till lösningar som är disruptiva eller rent av revolutionära i förhållande till dagens sätt. I processammanhang innebär det att utveckla en helt ny process, som inte tar utgångspunkt i dagens process och som därför inte heller alls liknar den. Det verkar ibland bortglömt att Business Process Reengineering är ett koncept för processinnovation som använts de senaste decennierna. Det finns med andra ord både metoder och verktyg för att driva radikal och innovativ utveckling, även när det gäller processer.

Myt #8 ”Vår verksamhet har inte processer, vi liknar inte en industri”
Aha, du jobbar i skolans värld? Eller i någon annan typ av verksamhet som också saknar traditioner att jobba strukturerat med utveckling? Kanske i en bransch som känner sig så unik att det som funkar för resten av världen funkar inte för er? Kanske du då också tror på flertalet av de sju andra myterna och nummer åtta blir då en konsekvens av de andra?

Så, åtta hämmande processmyter att avliva. När olika intressenter i en organisation inte delar svar på ”varför processer” så blir resultatet därefter. Lycka till att avliva myterna kanske ska läggas till, flera har levt några decennier. Jamie och Adam kommer inte att hjälpa dig (men jag kan göra det!) Som någon sagt; var inte rädd att andra stjäl din idé. Är den bra så utmanar den förmodligen status quo, och då kommer du att få kämpa för den länge. Vilka processmyter råder i din organisation?