Enkla råd påstås ibland bli oanvändbara när de väl ska användas praktiskt. Men förklaringen är att mötet med en komplex verklighet får många att snabbt ge upp eller manipulera de enkla vägledningarna – och vips så har grundidén gått förlorad.

Och varför designa flödesorienterade verksamheter? För att flödesorienterade verksamheter är kundorienterade. Och logiska. Och effektiva. Och engagerande.

Här följer förslag på fem grundläggande steg till att designa en flödesorienterad verksamhet. Jovisst, man kan studsa redan på punkt 1, uppröras över att ”behov” står i singular. De flesta verksamheter tillfredsställer onekligen mer än ett behov. Men hänger du upp dig på sådant så blir det bättre att du slutar läsa här. Då tillhör du alla de som vill addera komplexitet innan skönheten i en idé är förstådd.

  1. Förstå behovet och dess variation. Finns det inget behov så behövs inte verksamheten. Är behovet okänt blir verksamheten ineffektiv. Allt börjar med att förstå behovet och kunden. Och att förstå hur behovet varierar till karaktär och volym är att förstå en del om konkurrenssituation, verksamhetens dimensionering, kompetensbehov, kvalitetsutmaningar mm.
  2. Beskriv det ideala flöde som tillfredsställer behovet. Tänk bort alla former av begränsningar, redan gjorda investeringar, praktiska utgångspunkter baserade på nuläget etc. Håll dig i skinnet och lägg en ynka halvtimme på att beskriva exakt det som behöver göras för att tillfredsställa behovet. Och inget annat. All hänsyn till hur, vem och var kommer att förstöra din beskrivning. Titta på resultatet och känn smärtan, bilden skiljer sig avsevärt från hur verksamheten bedrivs i nuläget. Bilden visar att huvudorsaken till verksamhetens komplexitet är intern och inte extern.
  3. Designa den process(er) som möjliggör flödet och tillfredsställer behovet. Dags att designa den användbara process som med utgångspunkt i behovet skapar det värde som efterfrågas. Och som medger den flexibilitet som variation och förutsättningar kräver. Upplev gärna frustration inför varje avsteg från bilden skapad i steg 2. Försäkra dig om att varje avsteg kan motiveras i förhållande till den kostnadsökning och ledtidsförlängning som det förmodligen innebär.
  4. Fixa resten. Med resten menas just resten, dvs allt annat. Först när behov, flöde och process är kända så finns förutsättningar att designa organisationsstruktur, IT-lösning etc. (Att man behövde förstå IT-lösningar för att designa processen är liksom en annan historia.)
  5. Motstå den svåra frestelsen att utföra punkt 4 före 1-3. Det kanske svåraste steget, det bryter ju mot välbefästa traditioner.

Det här kan bli en rätt bra workshop, vad hade hänt om vi börjat om från början? Om du vill trigga dina tankeprocesser ännu mer grundläggande, se det besläktade inlägget Kortast möjligt om BPM.