Beskrivningen av processägarrollen är väletablerad, även om teori och praktik inte alltid går hand i hand. Processägaren har ett design- och utvecklingsansvar för värdeskapandet i ”sin” process, hela vägen från behov till tillfredsställt behov. Syftet är att bygga en struktur (väg) som via medarbetarens delaktighet möjliggör bästa möjliga flöde (resa) och kundtillfredsställelse. Till sin hjälp har processägaren oftast en processledare. Beskrivningen av processägarens uppdrag kan göras likartat med andra ord, det finns en rad variationer på temat, men hamnar ungefär som ovan.

Rollen som processägare leder till en rad självklara aktiviteter, men dessa behandlas inte här. Istället är frågan vad som utmärker ett processägarskap bortom det uppenbara och grundläggande.  Efter drygt 25 års utbredd användning av processägare kanske din organisation är redo att närma sig ett mera utvecklat och avancerat processägarskap? I så fall följer några förslag på utmärkande drag värda att eftersträva.

  • Eftersträvar symbios med organisationens strategi. Utveckling blir aldrig färdig, inte heller strategisk sådan. I en tid när utveckling präglas av att destinationer är irrelevanta men riktning och rörelse är allt lever vi alltmer i protopia; ett ofärdigt men okej tillstånd som är bättre än gårdagens, men otillräckligt för morgondagen. ”Förändra” är allt oftare ett mera relevant begrepp än ”förbättra”. En avancerad processägare arbetar aktivt med att omsätta strategiska mål till vägledning i en föränderlig vardag. Förmågan att relatera verksamhetens mål och ambitioner till den ägda processen är fundamental. Strävan efter symbios med organisationens strategi leder till en dubbelriktad relation. Utifrån den operativa verkligheten kan processägare likaväl bidra till utveckling av organisationens strategi som tvärtom. Tron på att mål och strategier enbart byggs uppifrån-och-ned behöver överges och här kan processägaren spela en avgörande roll.
  • Tar ansvar för systemet av processer. En process utgör en naturlig helhet (till skillnad från en funktion eller avdelning). Men varje process är också en del av något större; verksamhetens system av processer (eller processarkitektur om du så vill). Ofta måste även leverantörers och kunders relaterade processer förstås. En avancerad processägare intresserar sig för mer än bara den egna processen och jobbar inte i isolation. Hen är en integratör som naturligt tar ansvar för utveckling av systemet av processer.
  • Bemyndigar medarbetaren. Ja, attans tråkigt formulerat. Men svenskan saknar tyvärr ett bra ord för engelskans empower. Varje processdesign representerar indirekt också en styrform, en flexibilitet och en frihetsgrad för de som arbetar i processen. En avancerad processägare vet att det behövs mer av anpassningsbarhet, autonomi och handlingsutrymme och mindre styrning och uppföljning för att kunna matcha omvärldens föränderlighet och kundernas varierande behov. Därför eftersträvar hen en utveckling av processdesignen som bemyndigar och engagerar medarbetaren.
  • Fungerar som katalysator för att reducera verksamhetens BMI. BMI står för Bureaucratic Mass Index och är som begrepp lånat av Gary Hamel. Medan begreppet är Hamels så är fenomenet känt under många namn (t ex administrationssamhället). Vad BMI handlar om är att större organisationer är svårt tyngda av byråkrati. Så tung byråkrati att kunden bildligt och ibland bokstavligt får tillbringa lång tid i väntrum innan en tveksam leverans sker till för högt pris. Det är inte kunder som äter upp merparten av en verksamhets resurser, det är organisationen själv. Ju större din organisation är, desto större är sannolikheten att den är ineffektiv – och att den lyckas dölja och förneka detta. Processägaren behöver intressera sig för mer än bara en genomtänkt och stilren processdesign. I vägen för goda flöden ligger oftast organisationens arv och traditioner för rollfördelning, organisationsstruktur, mätsystem, ledarskap/medarbetarskap osv.
  • Förstår kontaktytorna och bygger relationer. Att förstå den ägda processens relationer är en sak, att förstå processägarskapets kontaktytor en annan. Uppenbara kontaktytor för processägaren är med sin processledare och självfallet med de ledare och medarbetare som till vardags arbetar i processen. Processledaren kan i olika avseenden vara central för länkningen mellan ledning och operativ verksamhet och är någon som processägaren bör ha löpande dialog med. Relationen till linjecheferna gör det lättare att fånga upp förändringar, diskutera och förankra strategiska beslut och samverka kring processens utveckling. Utöver det har processägaren också kontaktytor med ledning, IT-ansvariga, ansvariga för ledningssystem, produktägare etc.
  • Är en outtröttlig kulturbärare. En processägare är faktabaserad, analytisk och bygger strukturer – men vet att i det långa loppet handlar allt om människor och deras engagemang. Den avancerade processägaren missar inget tillfälle att förklara och förespråka byggstenar och framgångsrecept för ett processorienterat arbetssätt; ett gränsöverskridande samarbete för effektivt värdeskapande.
  • Tar striden när det behövs. Är det avancerat att ta strid? Ja. Verksamheters traditioner och styrmodeller behöver transformeras i grunden, eller utsättas för lågintensiv attack det närmaste decenniet.

I gränslandet mellan grundläggande och avancerat processägarskap ligger digitalisering. Nu är många av de låga frukterna plockade (de som kanske inte ska räknas som digitalisering), kvar finns användning av de digitala möjligheterna för att skapa och leverera värde på helt nya sätt. Processägaren är därmed en nyckelaktör för den fortsatta digitaliseringen.

Avancerat processägarskap visar sig i (1) perspektiv och avgränsning av uppdraget, (2) dess riktning och användning av fakta, (3) synen på ledarskap och medarbetarskap, (4) driv och förmåga till förändring och slutligen i (5) påverkan och resultat. De sju utmärkande dragen ovan är hämtade som delar från en längre beskrivning av dessa fem områden.

Mycket går fort nuförtiden, men när det gäller verksamhetsutveckling går det (nästan) alltid för långsamt. Vad är nästa steg för processägarna i din organisation?