Processorientering är som begrepp lite luddigt i konturerna. Ordet används på en mängd olika sätt, oftast utan att vare sig målbild eller omfattning framgår. Enkelt uttryckt så är processorientering en medveten satsning på att eliminera hinder för verksamhetens flöden, oavsett varför hindren finns och vilka de är. Processorientering är en konsekvent och praktisk tillämpning av processynsättet, där målet är effektivt värdeskapande i verksamhetens processer. (Visst, den sista meningen blev genast lite Percy Nilegårdsk).
Hinder för flöden kan rent vardagligt innebära för dyr produktutveckling, ineffektiv ärendehantering, fel artiklar i lagret, väntande patienter, ojämnt fördelad arbetsbelastning, mätsystem som motverkar samarbete, missnöjda kunder – eller hur det nu låter i din verksamhet. Hinder för verksamhetens flöden är helt enkelt något som ingen vill ha. Så varför finns de?
Din och andras verksamheter uppmuntrar till beslut och beteenden som skapar bäverbeteende och byggande av fördämningar och hinder för flöden. En fördämning i en del av verksamheten orsakar ofta översvämning och problem i någon annan del. Nedärvda traditioner och lösningar i kombination med bristande förståelse för verksamhetens processer gör att bäverbeteendet frodas och flödet i verksamhetens processer hindras. Dammbyggandet i din verksamhet gynnas exempelvis av
- avsaknad av bilder som visar verksamhetens viktigaste processer och flöden som ett system (eller annorlunda uttryckt, avsaknad av en affärsmässig huvudprocesskarta)
- starka hierarkier och traditionell styrning av organisatoriska enheter som funktioner och avdelningar
- medarbetare vars roller och arbetsuppgifter är fragmentariskt definierade och antas koordineras till en helhet av chefer
- osynliggjort värdeskapande där det är svårt för varje medarbetare att
- se flödet (gör vi egentligen något?)
- förstå flödet (vad gör vi egentligen?)
- lyssna till flödet (hur går det för oss?)
- förbättra flödet (vilken fördämning bör jag vara med att eliminera?)
- verksamhetsmätsystem som på frågan ”hur går det” bara levererar svar som relaterar till organisatoriska enheter, och därmed egentligen inte svarar på frågan
- processägare som i bästa fall försöker bygga ”vägar” från behov till tillfredsställt behov, men som saknar linjens intresse för hela ”resan” utmed samma sträcka
- ledningssystem som berättar ”hur” men inte ”vad” och ”varför”
- en organisationskultur som inte hjälper till att sätta kund och värdeskapande i fokus
Processorientering pågår i stort sett i alla organisationer, omedvetet eller medvetet och ibland strukturerat. De flesta verksamheter är mer processorienterade idag än de var för några år sedan. Däremot behöver inte det betyda att processorientering som begrepp och metod används (och sannolikt beskrivs det inte heller som en strukturerad jakt på mekanismer som möjliggör och uppmuntrar till bäverbeteende). Kunders och medarbetares krav driver naturligt verksamheter mot en ökad grad av processorientering. Likväl har de flesta organisationer lång väg kvar att gå. Lät det trist? Lång väg kvar? Trots år av ansträngningar så är man inte i närheten av framme? Vänd på det, de flesta verksamheter har fortfarande stora möjligheter att nå ökad framgång genom att jobba medvetet och strukturerat med processorientering.
