En bra processkarta beskriver värdeskapande på ett sätt som separerar ut och tydliggör nivåerna ”varför”, ”vad” och ”hur”. Det innebär att den aktuella processen definierats och namnsatts så att det avspeglar varför den finns. På nästa nivå beskriver delprocesser och aktiviteter vad som ska göras. Hur sparas till en nivå djupare än vad processkartan representerar – i den mån hur behöver beskrivas.
“Eat your own dog food” är ett uttryck som står för när en verksamhet och dess representanter använder sina egna produkter eller tjänster, en övning som kan vara både nyttig och plågsam. Så vad händer om man tar en tugga leversörja och beskriver processkartläggning i sig själv – på nivåerna varför, vad och hur? Jag provar!
Varför kartlägga processer? Motiven är många och varierar från fall till fall. För att definiera och designa värdeskapande. För att vägleda. Eller inspirera. Eller för att ge organisationen en förbättrad minnesfunktion. Kanske för att bygga gemensam förståelse. Ofta för att få en bas för analys och utveckling. Ibland till och med alla dessa skäl, och kanske några till.
Och hur kartlägga processer? Frågan leder till resonemang om processkartornas ”alfabet” med symboler, pilar mm. Sedan vidare till processkartornas ”språk” och ”grammatik” där alfabetet kombineras med rit- och skrivregler. Många intresserar sig (onödigt) mycket för ”ordbehandlaren”, dvs den mjukvara man väljer för att illustrera sina processkartor i. Och visst, ”hurets” alla delar är betydelsefulla. Men det är inte här det roliga eller viktiga börjar. Dessutom, a fool with a tool is still a fool.
Då återstår frågan om vad man gör när man kartlägger processer. Svaret kan delas i två steg, identifiering av en process och fyllande av dess innehåll, dvs själva kartläggningen.
Vad som görs när man identifierar (eller definierar) en process skulle kunna beskrivas som att man:
- identifierar en leverans och uttrycker den i form av ett tillfredsställt behov
- identifierar den kund som mottar värdet (produkten/tjänsten)
- identifierar det behov som värdet tillfredsställer
- beskriver ett övergripande syfte för det system av aktiviteter som används för att skapa värdet och tillfredsställa behovet
Ungefär så. Och vad man gör när man kartlägger, blir då på besläktat sätt att man:
- identifierar det nätverk av värdeskapande aktiviteter som sammankopplar behov med tillfredsställt behov
- beskriver delresultat och beroendeförhållanden mellan nätverkets aktiviteter
- gör värdeskapandet kommunicerbart och begripligt
Tuggar man i sig ovanstående och låter det sjunka in, så kan det ge nya perspektiv på processkartläggning och processkartor. Utan ett genuint processynsätt (utifrån-och-in mm) så riskerar processkartor att bli grafiska att-göra-listor. Sällsynt yt-ineffektiva checklistor som kortar ditt liv en smula när du läser dem. Symboler, pilar, ritregler etc spelar roll. Men viktigast är vad man faktiskt skriver i pilar och rutor. Omsorg i ordval och formuleringar, och vilken förståelse och vägledning detta förmedlar.
