Om man frågar folk vad de gör på jobbet, skriver in svaren i pilar och förbinder pilarna med streck så har man gjort en grafisk att-göra-lista som också kan kallas processkarta. Eller? Tycker man så, då finns det en del kul att upptäcka. Håll ut och häng med till slutet. Där väntar Leif Walter på dig.

Ordet process har härletts från latinets procedo som ungefär betyder ”gå framåt, fortsätta, avancera”. Betydelsen är med andra ord ganska bred, inte konstigt att ”process” används i en rad sammanhang. Kemister, jurister och politiker är några exempel på grupper som har nytta av ordet, var grupp på sitt eget sätt.

Pratar vi om en verksamhets processer och vill öka förståelsen för vad som menas så används ibland beskrivningen ”en kedja av aktiviteter”. Det är en grundläggande beskrivning, så grundläggande att det knappast kan kallas ”processförståelse” 1.0, snarare processförståelse 0.1. Liknelsen fungerar i en vardaglig diskussion men inte som utgångspunkt i ett professionellt sammanhang. För att komma vidare kan man motivera att istället använda ”ett nätverk av aktiviteter”. Fortfarande får vi inte reda på vad som håller samman nätverket, vad som avgränsar det eller vilket syfte det har. För att lägga till ett välgörande värdeperspektiv kan man tala för att ”hungrig till mätt” bör användas till förmån för ”ax till limpa” när man försöker förstå en process. Vill du följa den tankelinan ut så se inlägget ”Ax-till-limpa” eller ”hungrig-till-mätt”? Vi har nu nått processförståelse 2.0. Men vart tog 1.0 vägen? Den finns inte. Så stor är utväxlingen och skillnaden mellan kedja och ax-till-limpa respektive nätverk och hungrig-till-mätt; från 0.1 till 2.0. Praktisera tänket och du märker att nu börjar det bli roligt.

När man har grundat i tankarna ovan så kan man fylla på och diskutera sammanhang där ett processynsätt är välgörande. Som till exempel för att definiera hur verksamhetens strategi och verksamhetsidé via huvudprocesserna omsätts i vardagen. För att förstå och designa verksamhetens värdeskapande. För att se över verksamhetens tjänstedesign. För att utifrån en långtgående och hämningslös kundorientering koppla tjänsteinnovation till digitaliseringens möjligheter. För att hitta balanser; mellan strukturkapital och humankapital, mellan ”varför” och ”hur”, mellan repetitivitet och flexibilitet. För att relatera individens och teamets vardag till ett större sammanhang. För att skapa förutsättningar för effektivt samarbete över gränser mot gemensamma mål. För att utmana och riva organisationsstrukturer. För att…

I alla dessa sammanhang, och en rad andra, är processynsättet allt från en smart genväg till en grundförutsättning för att överhuvudtaget lyckas. Processynsättet är alltjämt underanvänt. I förhållande till verksamheters målbilder mer så idag än för 5-10 år sedan. Kanske är det genom att varken vara processnörd eller processförnekare som man enklast ser alla dessa sammanhang. Man behöver vara komplexist (tack Troed) och verksamhetsekolog. Man behöver vilja och kunna se verksamhetens delsystem tillsammans och i förhållande till omvärlden. Jobbigt? Ja, det finns goda anledningar till att behovet av att reducera komplexitet ibland löses genom att man reducerar betydelsen av saker och ting. Som att göra processer till ”kedjor av aktiviteter.” (Jo jag vet. Det finns avsevärt allvarligare exempel på falsk reduktion av komplexitet.) Hursomhelst. Vi har nu tillämpat ett systemperspektiv inte bara på den enskilde processen, inte bara på systemet av processer utan på verksamhetens alla delsystem i relation till omvärlden. Du har nu nått processförståelse 3.0. Grattis, ganska få hittar hit, trots att det egentligen inte är svårt. Man behöver ”bara” vara genuint nyfiken på verksamhetens hela ekosystem och ambitioner. Du har nu nått en nivå där du trivs bättre tillsammans med drivna ledare på väg mot bättre affärsresultat än med verksamhetsutvecklare, processnördar, ISO-revisorer, Leanfundamentalister och liknande. Även om du kan hänga med dem också ibland.

Ovanpå eller runt omkring processsförståelse 3.0 finns det en metanivå av processynsättet. En nivå så värderingsgrundad att den inte vill bli benämnd något så fyrkantigt som 4.0. Kommer du hit så märker du att ditt flödesintresse nu är riktigt starkt. Inga gränser får stå i vägen. Det som började med ett genuint intresse för kunder och värdeskapande handlar nu också om till exempel gränsöverskridande, långt bortom tvärfunktionalitet. Tvärfunktionalitet är närmast fjuttigt. Många viktiga processer är tvärorganisatoriska, tvärkulturella, tvärmålbild, tvärmätsystem osv. God processdesign är till för att frigöra medarbetarens klokhet snarare än att boxa in antagen dumhet. Strävan efter smart samarbete över gränser, mot gemensamma mål, gifter sig väl med flexibilitet och föränderlighet – bara balanserna är rätt.

Finns det inga nackdelar för dig på denna nivå? Jo. Du får nästan näsblod när mer resurser förväntas förbättra varje verksamhet. Under valrörelsen hade du alltid näsdukar till hands när du lyssnade till debatter. Varför hälla pengar i delarna när helheten inte fungerar? Hur kan ännu mer av samma vara lösningen på något som är dysfunktionellt? Varför öka ansträngningarna att nå fel mål?

Du ser allt fler flödesutmaningar och tokiga systemgränser. Du riskerar komma i konflikt med alla övermogna verksamheter ledda av de ”som redan vet.” Skolan ser du naturligt som en flödesutmaning. Glöm kepsarna, bejaka mobiltelefonerna och sluta tro att det finns ett betygssystem som spelar någon roll. Pseudodiskussioner tröttar. Glöm därför all extrapolering från folkskolans tillkomst 1842. Du mår dåligt av tanken på att vi idag ser en 7-åring i ögonen och säger ”Vi vet inte vem du är, vad du vill, vad du kan eller vad du har förutsättningar. Vi vet inget om just dig. Och faktiskt, vi bryr oss inte. Vi har redan tänkt ut hur många timmar matte du ska ha de kommande nio åren.” När grundskolan föreslås bli tioårig får du näsblod igen. Egentligen skulle den kunna vara sjuårig. I snitt. Behov – unika, inte genomsnittliga som ingen har – måste vara utgångspunkten. Goda flöde måste gå före traditioner, protektionism, fantasilöshet och ren och skär dumhet. Allt är ju möjligt, i stort sett. Människor som är fantasiresistenta är därför minst lika tråkiga och hämmande som de faktaresistenta.

Sjukvården är en annan flödesutmaning. Du funderar på varför man inte anställer tio logistiker i varje landsting. Ger dem förutsättningar att påverka för att snart se vårdköerna minska samtidigt med kostnaderna. Migration är ytterligare en flödesutmaning som enkelt förstås på metanivån. Möjligheterna skriker efter din uppmärksamhet, man måste inte vara briljant för att se dem. men i nuläget är den utmaningen så ambitionslöst antagen och söndersuboptimerad att man behöver 10-potenser för att kvantifiera möjligheterna till förbättring. Men ingen har ansvar för eller vill se den flödesutmaningen.

Det är inte särskilt lätt att utveckla en verksamhet utan att bry sig om processerna. Det är inte särskilt lätt att lösa många av samhällsutmaningarna utan ett flödesperspektiv. Den som säger att ”det här med processer, det är över” eller tycker ”processer, det har vi provat och det gav inget” har byggt meningar av samma karaktär som ”det här med kompetens, det är över” eller ”ledarskap, det har vi provat och det gav inget.” Man kan blunda för delar av verksamhetens ekosystem, de finns där ändå och väntar på uppmärksamhet.

Det måste ha varit Mora Träsk som var först med att beskriva hur man behöver förhålla sig till processynsättet; vi kan inte gå runt det vi kan inte gå under det vi måste gå igenom det. Så gör det på ett roligt och stimulerande sätt. Gör skillnad. Välkommen upp på nivå 4.0. Det är inte så svårt att komma hit, här finns ingen trängsel och vi har väldigt roligt.