Simbanor beskriver inte din verksamhet

Minnet av OS klingar ut men en del prestationer är lätta att komma ihåg – som till exempel Sarah Sjöströms. Hon simmade sig till tre medaljer, en av varje valör. Hon höll sig i sin simbana och genomförde sin soloprestation fokuserat, utan att i onödan bry sig om de andra simmarna och utan att samarbeta med dem. Simning är helt enkelt inte en lagsport (jaja, det finns undantag men det är en annan historia).

Verksamheter fungerar däremot likt lagsporter, när de fungerar som bäst. Det fanns en tid när man kunde säga ”min verksamhet har visserligen många anställda men den beskrivs ändå bäst som en maskin”. Numera är det snarare lämpligt att säga ”min verksamhet innehåller visserligen en del systemstöd och fysiska tillgångar men den beskrivs bäst som ett stort team”. Likväl används just simbanor (eller ”swimlanes” som Percy Nilegård hade sagt) för att beskriva hur processer och verksamheter fungerar.

Osäker på vad simbanor är i detta sammanhang? Simbanor är ett populärt sätt att beskriva både vad som görs och vem som gör det. Genom att tilldela varje aktör i en process en egen simbana och lägga respektive aktivitet i rätt simbana, blir det möjligt att följa en process och se hur den flyttar sig mellan olika utförare. Man ska då få en bild av vad som görs, vem som gör vad och vilka överlämningar som finns mellan olika aktörer.

Det finns en rad nackdelar med att använda simbanor, några exempel:

  • Simbanor förstärker det funktionella tänkande man vill ifrån. Varje aktörs silo läggs in i kartan och inbjuder till att individens arbete förstås isolerat från helheten.
  • Simbanor tar bort fokus på varför, vad, och för vem, helt enkelt för att detta blir underordnat av vem.
  • En processkarta och det värdeskapande den visar är oberoende av organisationsstruktur. En omorganisation eller nya roller ska inte betyda att några processkartor behöver ritas om, vilket krävs om man använt simbanor. Likaså är det inte rimligt att processkartan blir olika till utseendet beroende på i vilken ordning man råkar fördela simbanorna till de olika aktörerna/rollerna.

Framförallt fungerar metoden bara för mycket enkla processer med några få aktörer (och när såg du en sådan senast och samtidigt såg ett behov av att beskriva den?). En större och mer komplex process som involverar många roller är omöjlig att illustrera med hjälp av simbanor. Att många ändå lyckas beror på att man varit beredd att begå väsentligt våld på framställningen av processen i viljan att fylla i mallen. Den som ritat en simbana har alltid fuskat, medvetet eller omedvetet. Man finner det man söker, även när det man söker inte finns. Simbanor attraherar många för att det är ett sätt att illustrera processer som i mångt och mycket representerar ett funktionsparadigm, där frågor som ”vilken organisatorisk hemvist har jag” eller ”vems är felet” är viktiga. Förekomsten av simbanor är helt enkelt en indikation på att man inte förstått processynsättet.

Det vanligaste motargumentet är ”men är det inte viktigt att veta vem som gör vad”. Jo, det är ofta viktigt. Men det talar inte för simbanor som ju faktiskt inte klarar av att visa det. Lägg istället någon form av rollsymbol i direkt anslutning till respektive aktivitet. Då krävs inte en helt egen karta bara för att besvara frågan vem.

Av |2016-08-29T22:51:34+00:0029 augusti 2016|Etiketter: , , |Inga kommentarer

Skriv gärna en kommentar