Ett intressant nyckeltal för en organisation är relationen mellan antal anställda som jobbar med kärnverksamhet och totalt antal anställda. De som inte tillhör kärnverksamheten ägnar sig åt att möjliggöra och stödja verksamheten (ek, HR, IT etc) och åt att leda, utveckla och utvärdera den. Ju större organisation desto mindre tid ägnas åt kärnverksamhet, av olika orsaker. Ju större organisationen desto större är sannolikheten att den resursbrist som nästan alltid upplevs är virtuell såtillvida att den är internt skapad.

Viljan att utvärdera verksamheter är ständigt växande. När utvärderingarna visar att verksamheten inte går så bra som förväntas så ökar intresset att utvärdera den än mer noggrant, för att hitta förklaringar till den bristande måluppfyllelsen. Ytterligare resurser tas då från kärnverksamheten för att utreda varför denna inte fungerar som tänkt, verksamheten blir utvärderad till ineffektivitet. Om detta och liknande problem med en tilltagande administration handlar boken administrationssamhället.

Man bör notera att administration inte per definition är negativ, den är till viss del nödvändig för att organisationer ska fungera – upp till en viss nivå. Boken beskriver problemet med den allt växande administrationen genom att grundligt behandla tre delar av den offentliga sektorn: sjukvården, skolan och polisen. Andelen administration har inte bara ökat, den har också spritt sig till allt fler roller i verksamheten. Fenomenet och de problem det skapar är inte nytt på något sätt, men författarna visar att det är alltjämt växande och har nått nya och problematiska nivåer.

Antalet exempel och referenser till tidigare forskning är betydande och argumentationen blir mycket övertygande (om än tröttsam att läsa). Det här är en bok som borde ligga välläst på exempelvis varje generaldirektörs eller kommundirektörs nattduksbord, med risk för att natten blir sömnlös dock.

Ett dilemma boken behandlar är att decentraliserad administration som trycks ut i verksamheten leder till ineffektivitet när resurser tas från kärnverksamheten och amatörisering när administrationen utförs som påtvingad bisyssla. Fördelen är dock att administration ute i kärnverksamheten är ständigt ifrågasatt. Med centraliserad och professionell administration blir arbetet effektivare men ifrågasätts inte. Om administration outsourcas går den från att vara en ifrågasatt nödvändighet till att bli kärnverksamhet i en annan organisation och därmed inte alls ifrågasatt.

Det pratas ofta om att ”skära ner administrationen”, mera sällan händer det. Istället flyttas administrationen till personer i kärnverksamheten, ofta med en högre lön. Som exempel ägnar en läkare på en vårdcentral 36% av tiden till ”indirekt arbete” (som dokumentation) och 41% åt ”övrigt arbete”, endast 23% läggs på patientarbete. En läkare utför helt enkelt en mängd administrativa arbetsuppgifter varav många är möjliga att ifrågasätta relevansen för.

Det finns flera drivkrafter bakom den ökande administrationen. En är tilltron till organisering, dvs tron på att via ändringar organisationsschemat påverka värdeskapande och effektivitet. En annan drivkraft benämns ekonomism, dvs jakten på den perfekta styrningen för hög produktivitet och effektivitet i verksamhetens alla delar, en jakt som lätt blir kontraproduktiv. Författarna pekar också på hur utvecklingen är självförstärkande, mer administration leder till mer administration som leder till …

Konsekvenserna av administrationssamhället är betydande och allvarliga. Ineffektivitet (genom undanträngning av det grundläggande uppdraget för verksamheten), målförskjutning (måluppfyllelsen mäts för variabler som egentligen inte är relevanta), avprofessionalisering (när t ex läkare tvingas bli administratörer) och stress för alla som ovilligt utför uppgifter som upplevs mindre relevanta och tar tid från det egentliga uppdraget.

Författarnas rekommendationer är:

  1. uppmärksamma problemet
  2. utgå ifrån verksamhetens verkliga behov, tänk ”nerifrån och upp” för att avgöra vilken styrning och uppföljning som verkligen behövs för att stödja medarbetarna (snarare än att utgå ifrån chefers och externa intressenters stundtals irrelevanta behov)
  3. styr mindre
  4. ifrågasätt nya pålagor som leder till administration
  5. lita på de professionella i kärnverksamheten och deras förmåga att agera autonomt
  6. anställ administratörer – men med försiktighet då dessa inte ifrågasätter nödvändigheten i administrationen

 

Administrationssamhället, Anders Forssell & Anders Ivarsson Westerberg, Studentlitteratur, 2014.

Ämnets relevans: mycket hög

Författarnas akademiska nördighetskvot:  84%

Antal stilbrytande humorbilder: fler än 20