Keep it simple stupid – minska verksamhetens komplexitet

Många har hört uttrycket ”Keep it simple stupid” – KISS. Bakgrunden till uttrycket är kanske mindre känt. Uttrycket myntades av Kelly Johnsson som var chefskonstruktör på Lockheed Skunk Works. Lockheed Skunk Works tillverkade flygplan för militärt bruk (bland annat Lockheed U-2 på bilden ovan). Johnsson lärde sina konstruktörer att allt de konstruerade måste vara så enkelt att det kunde repareras i fält av en ordinär mekaniker med tillgång endast till enkla verktyg. Om Loockheeds produkter inte var enkla i sin konstruktion och enkla att förstå så skulle de inte heller fungera i krigets vardag. Så därför – keep it simple stupid.

Att bygga enkla flygplan är säkert inte lätt. Inte heller är det lätt att bygga enkla verksamheter. Strävan efter enkelhet och reduktion av komplexitet, i vid bemärkelse, är i högaktuell i dagens verksamheter. Få upplever att deras verksamhet över tiden blir enklare och mer lättbegriplig. I det här inlägget ges några få tankar om enkelhet och reduktion av komplexitet. Ämnet är stort, även när det begränsats till verksamheter.

Det finns olika typer av komplexitet. Och allt som uppfattas som komplext kanske inte ens är det. En sorts komplexitet värd att nämna är skenbar komplexitet. Det är en upplevd komplexitet som kommer av att vi inte förstår de system vi kommer i kontakt med. Verksamheter som till exempel inte förstår det egna systemet av värdeskapande processer upplever många gånger en komplex situation. Desperat styr ledningen det man känner till, dvs verksamhetens funktioner och avdelningar, i hopp om att verksamheten och dess processer ska fungera bättre. ”Riktig” komplexitet kan komma av att ett system har många delar eller av att antalet samvarierande variabler är stort och ger en dynamisk komplexitet.

Enkelhet kommer med andra ord bland annat av att man håller nere antalet varianter. Varianter av vad? Tja, av allt. Till matematikens kombinatorik hör multiplikationsprincipen. Den används för att räkna ut hur många kombinationer man kan åstadkomma för multipla val. Det vill säga, om man i hallen har 3 mössor, 4 jackor och 6 par skor, på hur många sätt kan man då klä sig när man ska gå ut? Enkelt, det finns 3*4*6 kombinationer, alltså 72 stycken sätt att klä sig. 72 säger något om flexibiliteten och möjligheten att klä sig för olika behov. Men 72 säger också något komplexiteten för att göra valet, förvara kläderna, hålla ordning på dem, möjligheten att göra tokiga kombinationer osv. På liknande sätt kan man göra någon form av bedömning av komplexiteten för en organisation att ha 5 produkter, 8 processer, 4 lokaliseringar och 3 IT-system. Multiplicerat ger det talet 480. Utan att veta vad mätetalet riktigt betyder så kan man tänka sig att man får mindre komplexitet med 4 produkter, 7 processer, 3 lokaliseringar och 2 IT-system. Hur mycket mindre? Är det ens möjligt att kvantifiera? Multiplicera, jämför och ta det lagom allvarligt. 4*7*3*2=168, att jämföra med 480. Vill man minska komplexiteten i en verksamhet så kan man räkna med att färre är bättre, nästan oavsett vad det gäller. Att färre kan vara sämre i något annat avseende än för komplexiteten får sedan vägas in i de beslut som tas för att reducera och förenkla.

För den som klarar av att använda mått som man inte vet exakt vad de betyder, men där det enkelt går att avgöra om man blir bättre genom att öka eller minska, så går det bra att mäta komplexitet för t ex en process. Letar man uppslag till att förenkla en process så kan man mäta och fundera över exempelvis:

  • antal dokument relaterade till processen
  • antal forum involverade i processen
  • antal korsande linjer på processkartan
  • antal involverade organisationsnivåer och antal tillfälle per nivå
  • antal IT-system som används i processen
  • antal olika excelark som används i processen
  • hur mycket tid åtgår sammanlagt till att vänta på beslut
  • hur lång tid tar det att introducera nya medarbetare
  • antal värdeadderande aktiviteter i förhållande till antal icke värdeadderande

Måtten är ganska enkla att använda (vissa kräver en liten ansträngning) och det är enkelt att hitta fler om man vill.  Det går inte att bestämma tydliga målvärden för dem men man kan konstatera att ju färre desto bättre (förutom den sista) och därför får man enkelt en referenspunkt i startvärdet. En och annan blir störd av så här enkla och oprecisa mått. Men man vill väl inte ha en komplicerad metod för att reducera komplexitet?

Utgå ifrån att nästan varje dag fattas omedvetet beslut i din verksamhet som ökar komplexiteten. Så vilken sorts komplexitet lider din verksamhet av? Skenbar, detalj eller dynamisk? Och vilka beslut skulle kunna reducera komplexiteten?

Av |2017-05-15T23:11:12+00:0015 maj 2017|Etiketter: , , , |Inga kommentarer

Skriv gärna en kommentar