Vi tar det uppenbara först. Alla verksamheter har processer, har alltid haft, och kommer alltid att ha. Alla medarbetare jobbar på ett eller annat sätt i verksamhetens processer. I processerna förbrukas resurser, förädling sker, värde skapas och kunderna blir i bästa fall nöjda. Det betyder också att alla verksamheter lägger betydande tid på sina processer när det gäller att leda och utveckla dem, även om det i en omogen organisation sker i huvudsak fragmenterat och omedvetet. Inte minst läggs tid på att korrigera och rätta till fel. Det finns tre läskiga begrepp som på olika sätt berör detta: hidden factory, management zombie och shadow process.

Hidden factory är ett intressant begrepp inom lean, det skulle kunna användas mer i Sverige. Den ”dolda fabriken” refererar till tid och resurser som försvinner i form av ineffektivitet och olika former av slöseri. Denna dolda verksamhet är inte enkelt identifierbar för den som inte är tränad att se den, det ligger i begreppets natur. ”Kan du se det osynliga? Nähä, inte det.”

Traditionellt syftar ”hidden factory” på aktiviteter och resurser som åtgår till att skapa defekta produkter, dåliga tjänster, misslyckade projekt, missnöjda kunder osv. Fokus riktas till största del på en operativ nivå. Men finns det en hidden factory (och det gör det, ibland en stor sådan) så finns det också en ”hidden management”. Det vill säga massor av tid läggs av chefer på korrigerande aktiviteter, på att minska missnöje och på att verka handlingskraftig genom att reagera på incidenter. Och det är inte så konstigt att det fortgår. Fortfarande finns det mängder av organisationer, representerade av en ännu större mängd chefer och ledare, som är passiva eller motarbetar ledning av verksamhetens processer. De saknar förståelse för att det läggs massor av tid på processer i alla organisationer, tid som både används väl och mindre väl. Dessa motarbetare lägger särskilt märke till varje förslag till ökat processfokus. Varje tillägg, varje förtydligande, varje steg för ökad struktur och ansvarstagande framställs som en ökad belastning och en risk för slöseri. ”Det har ju genom åren gått bra utan processfokus.” Ja, med tid och pengar går det att dölja allt, men det börjar bli riktigt svårt. Organisationer behöver blottlägga den dolda fabriken, särskilt chefers och lednings aktiva arbete med att driva den.

Managent zombie är en ledare som möjliggör att den dolda fabriken kan fortsätta att drivas och att nya idéer om hur verksamheten kan ledas och utvecklas mals ner och förkastas till förmån för nedärvda traditioner.  En management zombie är en person som inte är engagerad, innovativ eller proaktiv i sitt agerande. Typiskt är en sådan ”ledare” fast i gamla metoder och ägnar betydande tid åt att bevaka sina egna intressen, vilket ofta förväxlas med engagemang. Management zombien är bekväm med som det är och är ofta inkompetent när det gäller att driva organisationen framåt. Förändring ska helst gå i samma tempo som glaciärer breder ut sig.

Slutligen, det tredje läskiga begreppet. I frånvaron av etablerade processer, eller då de etablerade processerna inte anses tillräckliga, uppstår skuggprocesser (shadow processes). Skuggprocesser är informella och ofta oplanerade arbetssätt som utvecklas av medarbetare i brist på annat eller för att kompensera för dåliga formella processer. De negativa konskevensera är åtskilliga. Det är ytterligare ett exempel på att organisationer som inte medvetet arbetar med processledning, är de organisationer som i praktiken lägger mest tid på sina processer.

Organisationens processarbete kan vara dolt, ineffektivitet, reaktivt och allmänt amatörmässigt. Som det faktiskt är i många organisationer. Dyrt och tidskrävande helt enkelt, till stora delar ett slöseri. Eller så kan det vara synligt, smart, proaktivt och professionellt. Det innebär inte att det också är billigt och tar lite tid, men det är då en investering. Synliggör din organisations dolda fabrik. Och stäng den. Skapa förståelse för hur mycket tid och energi som i det dolda eller obemärkt läggs på att leda verksamhetens processer. Engagera sedan ledningen i att professionalisera och synliggöra arbetet med att leda och utveckla organisationens processer.